Tinklaraštis

Popieriniai dokumentai ilgą laiką buvo įprastas transporto ir logistikos sektoriaus standartas. Tačiau keičiantis technologijoms, modernėjant sistemoms, verslai ir valstybinės institucijos skatinamos vis dažniau pagalvoti, kaip šie tradiciniai procesai gali būti modernizuoti.

Popierinių krovinio dokumentų atsisakymas - vienas iš būdų įgyvendinti Europos Sąjungos (ES) Žaliojo kurso iniciatyvą – efektyvaus transporto infrastruktūros naudojimas (eFTI). Jo esmė – krovininio transporto procesų skaitmeninimas sukuriant elektroninę platformą. Kitaip sakant, popierinę dokumentaciją, kuria dalinasi visi tiekimo grandinės dalyviai, siekiama pakeisti elektronine.

Nuo 2025-ųjų valstybinės institucijos Europos Sąjungoje (ES) privalės priimti skaitmeniniu būdu vežėjų teikiamą informaciją. Tačiau pati Europos Komisija vėluoja pateikti detalius reikalavimus, kurie reikalingi eFTI įgyvendinimui, kad verslas galėtų pasiruošti.

Transporto sektoriaus skaitmenizacija taip pat padėtų įmonėms sumažinti išlaidas, o prekių pervežimo procesai taptų skaidresni, sklandesni ir greitesni.

Važtaraščiams spausdinti – tūkstančiai medžių

Transporto inovacijų asociacijos (TIA) atliktos analizės duomenimis, kiekvienas vairuotojas turi mažiausiai du CMR („Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route“ santrumpa, kuri reiškia Tarptautinio krovinių vežimo keliais sutarties konvenciją) važtaraščių ir dokumentų (vairuotojo kelionės lapas, automobilio perdavimo aktas, vairuotojo įgaliojimas, komandiruotės paskyrimas, tarptautinis krovinių pervežimo blankas, sąskaitos ir kt.) komplektus, kurie iš viso sudaro net 55 A4 formato lapus. Papildomai prisideda kiti dokumentai: sąskaitos-faktūros, sąskaitos proformos, fitosanitariniai sertifikatai. Todėl vienas vairuotojas vienu reisu veža apie 100 A4 formato dokumentų.

„Vien Europos Sąjungoje per metus tarpvalstybiniam vežimui sunaudojama apie 377 milijardai popierinių CMR (tarptautinių važtaraščių). Tai atitinka 600 sunkvežimių, visiškai pakrautų popieriniais CMR, ir prilygsta 166 tūkstančiams medžių. Lietuvoje, skaitmenizavę prekių gabenimo ir pasienyje atliekamus procesus, kasmet išsaugotume trijų-keturių Vingio parkų dydžio miškų plotus“, – sako TIA strateginių partnerysčių ir komunikacijos vadovė Asta Kazlauskienė.

 Elektroninė dokumentacija ne tik gelbsti medžius, bet ir leidžia sumažinti administravimo išlaidas, nes nebereikia archyvuoti, kopijuoti, siuntinėti dokumentų, nebereikia patalpų jiems saugoti.

Galimybė išvengti klaidų

Muitinės tarpininko „Bunasta“ vadovas Jurgis Adomavičius tikina, kad skaitmeniniai važtaraščiai labai palengvintų muitinės tarpininkų darbą, o tuo pačiu vežėjams užtikrintų sklandesnį bei greitesnį krovinių gabenimo procesą.

„Pagrindinis popierinių važtaraščių trūkumas yra tas, kad juose esančių duomenų negalima greitai kopijuoti ar koreguoti. Iš jų galima tik skaityti. Dar yra blogiau, kai krovinio važtaraščiai deklarantus pasiekia tiesiog nuotraukos pavidalu. Dažnai tos nuotraukos yra labai nekokybiškos, tad darbuotojui tenka jas spausdinti ir su padidinamuoju stiklu (nes kompiuterio ekrane jos tiesiog išsilieja ir tampa neįskaitomos) skaityti. Jei deklarantas gautų elektroninį važtaraštį, jis galėtų lengvai kopijuoti duomenis į deklaraciją, nes didžioji dalis joje esančių duomenų yra įrašomi būtent iš krovinio važtaraščio“, - pasakoja J.Adomavičius.

Skaitmeninimo amžiuje duomenų tikslumo užtikrinimas yra itin svarbus, ypač tokiuose sektoriuose kaip logistika ir transportas, kuriuose net nedideli netikslumai gali sukelti didelių trikdžių.

Vienas iš pagrindinių elektroninių dokumentų privalumų - galimybė smarkiai sumažinti žmogiškąsias klaidas. Taikant tradicinius metodus, kai duomenys įvedami rankiniu būdu, pasitaiko klaidų: spausdinimo klaidų, neteisingų interpretacijų ar praleidimų.  O pildant elektroninius dokumentus dažnai taikomi automatizuoti duomenų surinkimo būdai, pavyzdžiui, brūkšninių kodų nuskaitymas arba skaitmeninis duomenų importas, kurie sumažina rankinio įvedimo poreikį ir atitinkamai su tuo susijusias klaidas.

Darbuotojų laiko taupymas

Remiantis elektroninių dokumentų valdymo ir apyvartos platformos „GreenTransit“ duomenimis, vienam važtaraščiui parengti ir fiziškai išsiųsti suinteresuotosioms šalims reikia maždaug 23 minučių, o naudojantis skaitmenine platforma pakanka 9 minučių.

Tam, kad dokumentų skaitmenizacija ženkliai prisidėtų prie sektoriaus darbo efektyvinimo pritaria ir J.Adomavičius.

„Šiuo metu darbuotojai atlieka labai daug pasikartojančių užduočių, pildo tuos pačius duomenis iš vieno dokumento į kitą. Vilkikų vairuotojai gaišta laiką važiuodami susitvarkyti tranzito deklaracijų. Įdiegus skaitmeninių važtaraščių sistemą, visus reikalingus dokumentus vairuotojai galėtų gauti jau kelyje ir turėti juos elektroninėje laikmenoje.

Turint po ranka skaitmeninius dokumentus, patikrinimo procesai, kurie tradiciškai užtrunka ilgesnį laiką, gerokai pagreitėtų. Institucijos galėtų greitai pasiekti, peržiūrėti ir patvirtinti elektroninius dokumentus, taip sumažindamos biurokratinę naštą. Vairuotojams šis efektyvumas reikštų mažiau prastovų, mažesnį nuovargį ir didesnę garantiją, kad kroviniai bus pristatomi pagal grafiką. Tuo tarpu vežėjai su tais pačiais turimais resursais galėtų pervežti daugiau krovinių“, - teigia J.Adomavičius.

O logistikos įmonėms augant ir tvarkant didėjančius krovinių kiekius, didėtų veiksmingo duomenų valdymo poreikis. Taigi, skaitmeninės dokumentų platformos, prisitaikančios prie didėjančios duomenų apkrovos, nepakenkiant našumui ar efektyvumui, padėtų sklandžiau organizuot visus administracinius procesus.

J.Adomavičius pasakoja, jog pastebėjo, kad dažnėja atvejų, kai pasikrovęs krovinį ir nemokėdamas užpildyti važtaraščio vairuotojas vyksta pas muitinės tarpininką kelis ar net keliasdešimt kilometrų, kad šis padėtų jam tai padaryti. Tokios situacijos iš esmės pažeidžia nustatytas tvarkas, nes krovinio važtaraštis turi būti užpildytas ir abiejų šalių pasirašytas pasikrovimo vietoje. Taip pat tokios papildomos vilkikų kelionės prisideda prie spūsčių miestų gatvėse susidarymo bei didina CO2 emisijas.

„Norėdami pagelbėti savo klientams, „Bunasta“ darbuotojai sugalvojo procesą  kai vežėjas prieš pasikraudamas krovinį, atsiunčia mums visus reikalingus duomenis, o mes paruošiam deklaraciją bei krovinio važtaraštį, kurį išsiunčiame krovinio siuntėjui. Tai užtikrina korektiškai užpildytą krovinio važtaraštį, kuris garantuoja laiku ir visas gautas pajamas vežėjui, greitesnį pasikrovimą ir išvažiavimą iš pasikrovimo vietos, mažiau ginčų dėl krovinio kiekio ir dėl jo pristatymo terminų. Taigi, dabar dirbame tokiu būdų, bet tikimės, kad netrukus atsiras platforma, kuri leis skaitmenizuoti visus šiuos procesus“, - dalinasi patirtimi pašnekovas.

Ginklas prieš sukčiavimą

Logistikos ir krovinių gabenimo sektoriuje elektroniniai krovinių dokumentai gali tapti galingu ginklu kovojant su šešėline ekonomika ar PVM grobstymu.

Elektroninės sistemos gali suteikti stebėjimo ir ataskaitų teikimą realiuoju laiku. Tad institucijos gali nedelsdamos pasiekti ir patikrinti krovinio duomenis, užtikrindamos, kad deklaruota vertė ir turinys atitiktų faktinę vertę.

„Pažangios skaitmeninės sistemos gali automatiškai susieti krovinio dokumentus su kitomis finansinėmis deklaracijomis ar sistemomis. Pavyzdžiui, jei įmonė deklaruoja tam tikrą gabenimui skirtų prekių vertę, bet pateikia kitokią apmokestinimo vertę, tokie neatitikimai gali būti nustatomi automatiškai, įspėjant institucijas apie galimą mokesčių slėpimą“,  - sako J.Adomavičius.

Iš esmės elektroniniai krovinių dokumentai užtikrina tokį griežtumo, skaidrumo ir efektyvumo lygį, kuriam negali prilygti tradiciniai popieriniai dokumentai. Skaitmeninė dokumentacija garantuoja, kad kiekviena operacija, judėjimas ir susijusi šalis bus fiksuota. Kai kiekvienas krovinio judėjimas turi skaitmeninį pėdsaką, bandymas apeiti taisykles tampa rizikingas ir lengvai aptinkamas.